Gestionar tu tiempo de trabajo o estudio: 7 trucos y 5 herramientas

Gestionar tu tiempo de trabajo es posiblemente uno de los secretos del éxito de los grandes emprendedores. Hoy en día son cada vez más los profesionales que se ven agobiados por la falta de tiempo.

O, dicho de otra manera.

Sobrepasados por la carga de trabajo y la ingente cantidad de estímulos.

Supongo que sabes a qué me refiero.

Largos días de trabajo.

24 horas conectado online y respondiendo a todas aquellas peticiones que se presentan en forma de email, notificación o mensaje directo.

Por no hablar de las redes sociales y sin contar con todo aquello que reclama tu atención en el día a día.

Gestionar tu tiempo es algo que debes aprender a base de mucha práctica.

Y por eso quiero compartir unos trucos y algunas herramientas que yo mismo uso.

Como músico profesional en una de las mejores orquestas de Europa, docente en el Conservatorio de Amsterdam y padre de familia, puedes imaginar una vista ocupada.

Pero gestionada.

Lo que me permite también poder contarte cómo lo hago para ayudarte a gestionar tu tiempo mucho mejor.

Para que también disfrutes de tu tiempo libre como yo lo hago.

1. Encuentra la motivación adecuada

La motivación es sin duda la mejor compañera de las vidas ocupadas.

Sin ella, gestionar tu tiempo será un fracaso.

Incluso si no trabajas lo suficiente.

Por ello es importante que hagas una lista de todas aquellas actividades que desempeñas uniéndola con sus motivaciones.

Este es el primer paso para cualquier emprendedor o estudiante.

2. Prioriza para gestionar tu tiempo de forma efectiva

La motivación es el primer paso para poder priorizar aquellas tareas que tienes que desarrollar a diario.

Priorizar es una forma efectiva de categorizar todo aquello que tienes que hacer.

Para ello escribe en tu agenda dos columnas.

En la izquierda sitúa las tareas urgentes y en la derecha las que no lo son.

Dentro de las tareas urgentes se encuentran dos tipos:

• Tareas para ejecutar inmediatamente: son aquellas que no pueden esperar y tienen la máxima prioridad. Merecen tu máxima atención.
• Delegadas: aquellas que no tienen porqué ser realizadas por ti y que puedes confiar a otras personas.

Con las tareas menos urgentes ocurre lo mismo, ya que puedes dividirlas en dos categorías:

• Planeadas: son aquellas tareas que debes hacer tú mismo y que, aunque no requieren de atención inmediata, debes hacerlas tú más adelante.
• Eliminadas: son aquellas de las que puedes prescindir especialmente en periodos donde tengas poco tiempo o estés muy estresado.

Dividiendo tus tareas de esta manera, podrás poner el foco en aquel que es realmente prioritario.

3. Aprende a decir que NO para gestionar tu tiempo mejor

Es posiblemente lo más fácil de aconsejar.

Y lo más difícil de cumplir.

Muchas veces nos hallamos ante el dilema de si aceptar todo aquello que nos proponen.

Por miedo a que, si decimos que no, no nos lo vuelvan a ofrecer.

Sin embargo, en términos de gestión de tiempo, este es un pensamiento completamente erróneo.

Tu tiempo es limitado y tu energía también.

No olvides que el estrés también juega un papel en tu productividad y es el peor enemigo de un emprendedor.

Y de tu salud.

4. Planifica tu tiempo libre

Gestionar tu tiempo de trabajo o estudio no solo significa hacerlo para trabajar o estudiar más.

Sino para hacerlo mejor.

Y por eso es fundamental que planifiques también tus pausas y tu tiempo libre.

Es una manera de recargar baterías y mantener la perspectiva dentro de la velocidad del día a día.

Una pausa es a veces mucho más productiva que alargar ese momento de trabajo.

Pero para conseguirlo debes tener la misma disciplina que la planificación del trabajo o el estudio requiere.

No olvides imponer el rigor en la planificación de tu tiempo libre.

5. Evita las distracciones

Aunque es algo que puede sonar obvio, créeme que es uno de los puntos donde más puedes ganar en la gestión de tu tiempo.

Hoy en día las fuentes de distracciones externas son tan numerosas que a veces resulta complicado darse cuenta de que estamos siendo distraídos continuamente.

La distracción es una manera muy simple de perder el tiempo.

Y hacer que tu efectividad se vea seriamente afectada.

Para evitar las distracciones puedes seguir estos pasos:

• Busca un lugar tranquilo para estudiar y trabajar. Iluminado, silencioso y a ser posible no compartido con otras personas.
• Si trabajas con ordenador, cierra tus programas de correo y usa herramientas específicas para limitar los estímulos del propio aparato (desde el brillo de la pantalla hasta notificaciones innecesarias).
• Apaga el móvil. Sí, totalmente. No hay nada peor para gestionar tu tiempo que estar mirando de vez en cuando tus notificaciones de WhatsApp, Facebook o Instagram.
• Si por motivos de trabajo debes dejar el móvil encendido, desactiva las notificaciones y usa el “modo no molestar” del mismo.
• Procura evitar escuchar la radio o música que distraiga tu atención. Esto último, claro está, si lo que estás haciendo es justamente no estudiar música 😊

No olvides también que el peor enemigo para gestionar tu tiempo estos días son las redes sociales.

Una gran herramienta de comunicación, pero una fuente continua de distracciones si no se saben usar de manera adecuada.

6. Convierte tus tareas en hábitos

Este es uno de los métodos que a mí mejor me funcionan.

Los hábitos son rutinas que hemos hecho nuestras a base de la repetición y la automatización.

Las tareas tienen un componente mayor de obligatoriedad que los hábitos.

Por eso es fundamental buscar la manera de realizar este cambio.

No con todas las tareas.

Pero sí con aquellas que necesiten de la repetición en el tiempo de una manera coordinada.

Ejemplos de tareas que yo he convertido en hábitos son:

• Rutinas de estudio
• Ejercicio físico como parte de mi recuperación activa
• Comprobar emails a unas horas determinadas
• Pausas fijas durante mis series de estudio
• Mantenimiento de redes sociales en franjas preestablecidas de tiempo diario

7. Minimiza las reuniones de trabajo o estudio

Tanto para estudiar como para trabajar, es necesario a veces mantener reuniones.

Mi experiencia es que muchas de ellas, sirven para poco.

Por eso cada vez más, mantengo esas reuniones de manera online.

Estableciendo una agenda clara de puntos a tratar.

Las conversaciones superficiales en este tipo de reuniones nos hacen perder el tiempo.

Otra cosa distinta es quedar a tomar un café en tu tiempo libre con esa persona con la que también trabajas o estudias.

O para hacer deporte.

Por eso es necesario dividir el espacio entre lo personal y lo profesional en este tipo de reuniones para gestionar tu tiempo de trabajo o estudio.

Herramientas para gestionar tu tiempo de estudio o trabajo

A continuación, encontrarás 5 herramientas que yo mismo uso para gestionar mi tiempo de la mejor manera posible.

Toggl

Sencilla herramienta para contabilizar tu tiempo. Es muy fácil de usar y en su versión gratuita tienes todo lo que necesitas para tu día a día.

Puedes usarla también desde tu teléfono móvil y los informes que puedes realizar te ayudarán a ver cómo usas tu tiempo.

Rescue time

Esta aplicación es una forma muy sencilla de registrar el tiempo que usas con cada aplicación tanto en tu ordenador como en tu móvil.

Puedes elegir recibir informes semanales que te ayudan a identificar aquellos programas que te hacen perder el tiempo por culpa de tu vida digital.

Remember the milk

Esta es sin duda una de mis aplicaciones favoritas. Es gratis y además sincronizable entre todos tus dispositivos.

Con ella puedes crear todo tipo de listas e invitar a colaboradores para terminar trabajos.

Contactos, tareas, emails, horas de estudio… todo cabe en eta completísima aplicación para gestionar tu tiempo.

1Password

Aunque no lo parezca, recordar y gestionar todas tus contraseñas lleva más tiempo del que puedas pensar.

Porque supongo que tendrás más de una contraseña por tu seguridad y tranquilidad online.

Por eso este gestor de contraseñas es un gran aliado en mi día a día.

Tus contraseñas encriptadas, seguras y siempre a mano con un clic.

Focus@Will

Aunque yo te he recomendado no usar música cuando trabajas, esta aplicación tienes que probarla.

Está desarrollada por investigadores en neurociencia y está pensada para aumentar tu concentración con técnicas que recogen los últimos avances en este campo.

A mí me ayuda en momentos difíciles.

Y según los creadores aumenta tu concentración ¡en un 400%!

A mí me sirve especialmente para escribir un artículo en mi blog 🙂

Conclusión

Gestionar tu tiempo de trabajo o estudio es una tarea en sí.

Pero los beneficios de realizar de manera correcta son sin duda incalculables.

Tanto si eres estudiante, como si eres un profesional o emprendedor, seguro que tu día a día mejorará con una gestión correcta de tu tiempo.

Estos son algunos de mis trucos y herramientas.

¿Me cuentas las tuyas?