Cómo gestionar el hashtag en un evento: el caso #AEOS2014

Hoy quiero contarte la importancia de crear y gestionar el hashtag en un evento.

Por eso te traigo también en este post los resultados del  hashtag que creé para la III jornadas AEOS sobre orquestas, tecnología, innovación y desarrollo.

Un gran evento organizado por la Asociación Española de Orquestas Sinfónicas y la Fundación BBVA.

Como sabes, el pasado 12 de Noviembre tuve el honor de poder desarrollar una ponencia en Madrid sobre el papel de las redes sociales en el giro que las orquestas tienen que dar para conectar con la sociedad.

La promoción de un evento de este tipo, es fundamental en estos tiempos de crisis para el sector de la música. Más con la calidad de los ponentes convocados y el tema de las mismas.

Y sin duda esta promoción debe estar basada en una buena estrategia de marketing offline y online.

Especialmente a través de las redes sociales.

[Tweet “La promoción de un evento debe hacerse no sólo offline sino también online”]

Por eso me sorprendió  que no se hubiera creado un hashtag para ayudar a seguir las jornadas a través de las redes y para facilitar la participación de todo aquel interesado en las jornadas, incluso aunque que no estuviera presente en la sede del BBVA en Madrid, lugar donde se desarrolló el evento.

Así que lo creé yo.

Y fue todo un éxito como verás a continuación, teniendo en cuenta que el hashtag no fue promocionado de manera oficial y que yo lo gestioné mientras estaba participando como ponente.

Cómo seleccionar un buen hashtag

Lo primero que hay que hacer, es encontrar un término que represente el evento y que lo identifique claramente.

Además es importante que no sea demasiado largo, ya que aunque los hashtags se pueden usar ya en casi todas las redes sociales, mi objetivo era moverlo fundamentalmente por Twitter.

Porque Twitter es una canal de comunicación fabuloso para favorecer la interacción en tiempo real y para gestionar y monitorizar todo lo que se publica en él.

Otra característica del hashtag es que debemos intentar que no haya sido usado ya por otros usuarios, ya que puede contaminar nuestros resultados de medición y puede confundir a parte de la audiencia.

Así que decidí elegir #AEOS2014.

Fácil de recordar y de usar en cualquier idioma. Corto para dejar espacio para textos, fotos y vídeos en Twitter y para añadir incluso más hashtags que dieran más proyección al evento.

Ya que aunque las jornadas estaban organizadas en España por una asociación española, los invitados y la proyección eran a nivel internacional.

Cómo difundir el hashtag antes, durante y después de un evento de este tipo

Lo ideal habría sido que la propia organización contase con un equipo profesional que hubiera diseñado una estrategia para que el hashtag fuera el hilo conductor de la misma.

Antes de la conferencia, hay que informar a todos los participantes del hashtag, invitándoles  a que tuiteen con el mismo. Es posible preguntar a través de las redes a los asistentes a la misma sobre qué temas les gustaría saber más o que intervención esperan con más expectación. O cualquier asunto que motive la conversación y la difusión del hashtag.

Además el hashtag debe estar visible en la web donde se anuncia la conferencia y en toda la comunicación corporativa de la misma: emails, folletos, programas, etc.

Durante la conferencia es importante que el hashtag esté anunciado en lugares visibles así como en los comienzos y finales de las presentaciones de los oradores.

El equipo social media encargado de gestionar la conferencia, puede durante la misma usar aplicaciones donde en pantallas se vaya proyectando nubes de palabras relacionadas con lo que se va tuiteando. También una lista de usuarios ordenados por su índice de actividad, algo que puede fomentar más aún la participación.

Una proyección en tiempo real de los tweets que se van registrando, o Twitter wall, es también una idea muy sugerente para ilustrar la actividad y la interacción en Twitter alrededor de la conferencia.

[Tweet “Usar un “Twitter Wall”durante una conferencia, puede animar al público a participar en la conversación en las redes”]

Después de la conferencia podemos analizar a través del hashtag lo que hicimos bien y lo que no además de saber cuál ha sido nuestra exposición.

Los datos de #AEOS2014

Sin embargo, a pesar de la perfecta organización logísitica del evento, nada de esto ocurrió.

Así que a pesar de estar limitado por no tener los medios organizativos que te acabo de contar serían ideales, quise ayudar por mi cuenta a difundir el evento a través de las redes.

También para ayudarte a que siguieras en directo la conferencia, ya que no pudiste estar allí con nosotros.

El primer tweet con el hashtag #aeos2014, lo envié el 28 de Octubre. A medida que se iba a cercando la conferencia iba enviando algún tweet aislado para dar a conocer el hashtag e informando sobre contenidos de la misma.

De esta manera el hashtag fue dirigiendo la conversación previa en torno a las jornadas. Como recomendaba Isabel Camacho desde Venezuela. 

Y aún con las limitaciones que conlleva no formar parte de la organización del acto y ser uno de los oradores, creo que los resultados son más que satisfactorios: un alcance de 200126 con un número de impactos por encima de los 900000 y la colaboración de 103 usuarios. No está nada  mal.

Los 5 usuarios que más interacción generaron con el hashtag en Twitter fueron:

1. @peraltadavid: 84 menciones, 98 retweets, y 150 favoritos
2. @bafega: 14 menciones, 25 retweets y 36 favoritos
3. @javierjacinto: 19 menciones, 19 retweets y 28 favoritos
4. @NormaEnTuiter: 28 menciones 15 retweets y 15 favoritos
5. @Capofine: 10 menciones, 11 retweets y 8 favoritos

Pero gracias a ti también y a todos los que estuvieron siguiendo el evento a través del hashtag #aeos2014, conseguimos este mapa de interacciones, lo que da una idea del alcance geográfico que tuvimos:

Además conseguimos que #AEOS2014 fuera asociado a otros hashtags, llegando así todavía a más público:

Si observas el gráfico de actividad, verás que el momento más intenso se produce entre las 16:00 y las 16:30 del día 12 de Noviembre. Algo que tiene sentido ya que es el momento de mi intervención, ya que a pesar de no poder hacer otra cosa que desarrollar mi ponencia en ese momento, yo fui el que había generado la conversación en las redes a través de mis contactos.

La conferencia tuvo lugar el 12 y el 13 de Noviembre. Aunque ya no estuve activo el 13 de Noviembre al estar de viaje y tocando con mi orquesta, verás que el hashtag siguió siendo utilizado los días posteriores.

Es interesante observar también la cantidad de Tweets que enviamos los más activos y el impacto que consiguieron los que obtuvieron más impresiones, como puedes ver en este gráfico.

Por favor apaguen los móviles

Gestionar el hashtag para un evento donde se te pide que apagues el teléfono al comenzar, no es muy fácil.

Y tampoco la mejor manera de procurar visibilidad al evento.

Afortunadamente, como puedes ver en el siguiente gráfico, nadie hizo caso a esa petición… y tampoco sonó ningún móvil que nos interrumpiera a los oradores.

Pero lo más importante de todo es que gracias al hashtag #aeos2014, pudiste seguir la conferencia aunque no estuviste allí.

Y por eso mereció la pena hacerlo.

Así estuvimos un poco más cerca a través de las redes sociales y pudimos comentar como se desarrollaba la misma.

¿Qué te parecen los datos que se desprenden de la monitorización de un hashtag para un evento como #aeos2014?.

Foto cabecera Bárbara Fernández | Gráficos: Twitonomy y Tweetbinder